I. Chuẩn bị tốt – Bí quyết tiết kiệm 30–40% thời gian kiểm toán.

Một kỳ kiểm toán thường khiến nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, cảm thấy áp lực: hồ sơ thiếu, chứng từ sai lệch, hoặc số liệu kế toán không khớp. Tất cả những vấn đề này không chỉ kéo dài thời gian kiểm toán mà còn làm tăng chi phí dịch vụ đáng kể.

Theo thống kê nội bộ của một số công ty kiểm toán tại Việt Nam, doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt trước kỳ kiểm toán thường giảm được 30–40% thời gian làm việc, đồng thời hạn chế đáng kể sai sót phải điều chỉnh sau kiểm toán.

Bài viết này sẽ giúp bạn – người phụ trách kế toán, tài chính hoặc chủ doanh nghiệp – nắm rõ checklist chuẩn bị báo cáo tài chính trước kiểm toán, từng bước từ khâu rà soát, đối chiếu, đến lập báo cáo và phối hợp hiệu quả với kiểm toán viên.

II.Timeline chuẩn bị báo cáo tài chính (3–6 tháng trước kỳ kiểm toán).

Việc chuẩn bị không thể diễn ra trong “một sớm một chiều”. Doanh nghiệp cần lên kế hoạch từ 3 đến 6 tháng trước kỳ kiểm toán, theo một timeline cụ thể như sau:

Thời gian	Công việc trọng tâm	Kết quả mong đợi
Tháng 1–2	Rà soát hệ thống kế toán	Sổ sách cập nhật, phân loại tài khoản đúng chuẩn
Tháng 3–4	Hoàn thiện chứng từ, đối chiếu công nợ, kho, ngân hàng	Hạn chế sai lệch, mất chứng từ
Tháng 5–6	Lập báo cáo tài chính, kiểm tra nội bộ trước kiểm toán	Dữ liệu chính xác, sẵn sàng bàn giao

 

Mẹo nhỏ: Doanh nghiệp nên lập “bảng tiến độ chuẩn bị kiểm toán nội bộ” để theo dõi ai chịu trách nhiệm từng phần việc, tránh dồn khối lượng vào giai đoạn cuối.

 

III. Checklist chi tiết theo từng mảng kế toán

A. Tài sản

Đây là nhóm dễ phát sinh sai sót, đặc biệt ở doanh nghiệp sản xuất và thương mại có lượng hàng tồn kho lớn.

• Các bước cần thực hiện:
• Kiểm kê vật tư, hàng hóa, tài sản cố định (TSCĐ) định kỳ, đối chiếu với sổ sách.
• Đối chiếu tồn kho thực tế với sổ kế toán, lập biên bản kiểm kê và xử lý chênh lệch nếu có.
• Cập nhật đầy đủ khấu hao TSCĐ theo quy định hiện hành (Thông tư 45/2013/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC).
• Xử lý tài sản hỏng, mất, thanh lý kịp thời và có hồ sơ chứng minh (biên bản, quyết định, hợp đồng thanh lý).
• Ví dụ thực tế:
  Công ty A tại Bình Dương khi kiểm toán năm 2023 bị yêu cầu điều chỉnh hơn 2 tỷ đồng do chưa ghi giảm tài sản thanh lý. Nếu kế toán rà soát và lập biên bản thanh lý sớm, sai sót này có thể tránh được.

B. Công nợ

Nhóm công nợ luôn là “điểm nóng” trong mỗi cuộc kiểm toán vì ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh toán và kết quả kinh doanh.

• Checklist kiểm tra công nợ:
• Đối chiếu công nợ phải thu với khách hàng, lập biên bản xác nhận số dư đến ngày 31/12.
• Đối chiếu công nợ phải trả với nhà cung cấp, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ.
• Xác nhận số dư ngân hàng, in sao kê và đối chiếu toàn bộ tài khoản.
• Lập danh sách nợ khó đòi, kèm đề xuất trích lập dự phòng theo quy định (tối đa 30% giá trị khoản nợ).

Lưu ý:
Không ít doanh nghiệp bị kiểm toán “treo ý kiến ngoại trừ” vì không có xác nhận công nợ. Do đó, cần chuẩn bị thư xác nhận trước 30/11 để kịp thời phản hồi từ đối tác.

C. Vốn & Nguồn vốn

Nhóm này liên quan đến các yếu tố pháp lý và cấu trúc tài chính của doanh nghiệp, thường được kiểm toán viên xem xét kỹ.

• Các việc cần làm:
• Xác nhận vốn điều lệ và vốn góp thực tế của các thành viên/cổ đông.
• Rà soát các khoản vay, hợp đồng tín dụng, tài trợ, đặc biệt là vay từ bên liên quan.
• Kiểm tra lãi vay đã được hạch toán đúng kỳ, đúng lãi suất hợp đồng.
• Đối chiếu với hồ sơ pháp lý, giấy phép đăng ký kinh doanh và nghị quyết góp vốn.
• Ví dụ:
  Một công ty xây dựng bị loại chi phí lãi vay gần 400 triệu đồng do không có hợp đồng vay hợp lệ. Đây là sai sót phổ biến mà kế toán có thể phòng tránh dễ dàng bằng việc rà soát trước kỳ kiểm toán.

D. Doanh thu & Chi phí

Đây là phần ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và thuế TNDN. Sai sót trong ghi nhận doanh thu hoặc chi phí có thể khiến báo cáo tài chính sai lệch lớn.

• Checklist cho phần doanh thu – chi phí:
• Đối chiếu doanh thu với hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu (nếu có).
• Phân loại chi phí được trừ và không được trừ theo quy định thuế TNDN.
• Kiểm tra tính đúng thuế GTGT đầu ra – đầu vào, đảm bảo không khấu trừ sai.
• Rà soát các khoản chi phí trả trước, phải trả, phân bổ hợp lý theo kỳ kế toán.
• Ví dụ:
  Công ty thương mại B ghi nhận doanh thu theo hóa đơn, nhưng hợp đồng ghi nhận theo thời điểm giao hàng. Khi kiểm toán, doanh thu bị điều chỉnh giảm, kéo theo sai lệch lợi nhuận gần 800 triệu đồng. Bài học: luôn nhất quán giữa hợp đồng – hóa đơn – thời điểm ghi nhận.

E. Thuế

Phần thuế luôn là điểm nhạy cảm trong mọi kỳ kiểm toán, vì liên quan trực tiếp đến rủi ro pháp lý và phạt hành chính.

• Những việc cần chuẩn bị:
• Đối chiếu số liệu kê khai thuế (GTGT, TNDN, TNCN, thuế nhà thầu, v.v.) với sổ sách kế toán.
• Kiểm tra tờ khai thuế đã nộp đầy đủ, đúng hạn, không sai lệch chỉ tiêu.
• Xác nhận công nợ thuế với cơ quan thuế hoặc tra cứu trên hệ thống eTax.
• Chuẩn bị hồ sơ giải trình chênh lệch (nếu có) giữa số liệu kế toán và số liệu thuế.
• Sai sót thường gặp:
• Kê khai thiếu doanh thu chịu thuế.
• Chưa điều chỉnh chi phí không được trừ.
• Khấu trừ sai thuế GTGT đầu vào do hóa đơn không hợp lệ.

IV. Hồ sơ cần chuẩn bị trước kỳ kiểm toán

Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh giúp kiểm toán viên làm việc nhanh và chính xác hơn, đồng thời giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát thông tin.

Danh mục hồ sơ cần có:

1. Sổ sách kế toán: sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản.
2. Chứng từ gốc: hóa đơn, phiếu thu – chi, hợp đồng, biên bản nghiệm thu.
3. Báo cáo tài chính nội bộ: bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ.
4. Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa, tài sản cố định.
5. Thư xác nhận công nợ (phải thu, phải trả, ngân hàng, vay nợ).
6. Hồ sơ pháp lý: giấy phép đăng ký kinh doanh, hợp đồng thuê trụ sở, giấy phép con (nếu có).

📎 Gợi ý:
Doanh nghiệp có thể lập một thư mục điện tử “Chuẩn bị kiểm toán năm 2025”, chia rõ các mục:
01. Sổ sách – 02. Chứng từ – 03. Công nợ – 04. Thuế – 05. Hợp đồng – 06. Kiểm kê, giúp việc tra cứu nhanh chóng khi kiểm toán viên yêu cầu.

V. Lưu ý đặc biệt khi chuẩn bị kiểm toán

A. Các sai sót thường gặp

• Thiếu chứng từ hợp lệ cho chi phí.
• Không đối chiếu công nợ đúng kỳ.
• Sai lệch giữa số liệu sổ sách và tờ khai thuế.
• Không cập nhật khấu hao TSCĐ.

B. Những điểm kiểm toán viên sẽ kiểm tra kỹ

• Các giao dịch với bên liên quan.
• Khoản vay và chi phí lãi vay.
• Tính hợp lệ của doanh thu, chi phí, hàng tồn kho.
• Số liệu thuế và hồ sơ kê khai.

C. Cách làm việc hiệu quả với kiểm toán viên

• Cung cấp hồ sơ đúng hạn theo yêu cầu kiểm toán.
• Phối hợp minh bạch, không né tránh câu hỏi.
• Giải trình có căn cứ, có tài liệu kèm theo.
• Thống nhất phương án xử lý sai lệch sớm để rút ngắn thời gian phát hành báo cáo.
• Chia sẻ từ thực tế:
  Một doanh nghiệp F&B tại TP.HCM chỉ mất 10 ngày hoàn tất kiểm toán nhờ việc chuẩn bị trước 90% hồ sơ và có nhân sự phụ trách đối chiếu riêng. Trong khi trung bình ngành là 20–25 ngày.

VI. Kết luận

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước kỳ kiểm toán không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn nâng cao uy tín với đối tác, ngân hàng và nhà đầu tư.

Hãy bắt đầu từ việc lập checklist chuẩn bị báo cáo tài chính ngay hôm nay — Hoặc bạn có thể liên hệ với chúng tôi theo Hotline hoặc Zalo.

Tham khảo: https://ecomtax.vn/bao-cao-thue-theo-quy-thang-bao-gom-nhung-gi-cap-nhat-moi-nhat-nam-2024-n147804.html

https://www.sav.gov.vn/Pages/ho-so-bieu-mau.aspx